Tietosuojasta turvaa henkilötietojen käsittelyyn

Tietosuoja koskettaa nykyään lähes kaikkia työpaikkoja, -ympäristöjä ja -tehtäviä, eikä Oikeusrekisterikeskus ole tästä poikkeus. Oikeusrekisterikeskus toimii useiden oikeusministeriön hallinnonalan rekisterien rekisterinpitäjänä, ja keskeisiä henkilötietoja sisältäviä rekistereitämme ovat esimerkiksi rikosrekisteri, sakkorekisteri ja oikeushallinnon valtakunnallinen tietojärjestelmä. Tietosuojauudistus toi mukanaan suoraan sovellettavan tietosuoja-asetuksen sekä kansallisesti täytäntöönpantavan rikosasioiden tietosuojadirektiivin. Tietosuojasääntelyn suhteen Oikeusrekisterikeskus on yksi harvoista rekisterinpitäjistä, joka soveltaa sekä asetusta että direktiiviä.

Henkilöstön koulutus tärkeässä roolissa

Tietosuojauudistuksen yhteydessä Oikeusrekisterikeskukseen perustettiin tietosuojan ohjausryhmä, jonka tehtävänä on ollut koordinoida uudistukseen liittyviä toimenpiteitä virastotasolla ja viedä päätöksiä eteenpäin eri toimintayksiköille. Muutokset lainsäädännössä ovat edellyttäneet henkilöstön kouluttamista. Virastossa on kahden vuoden aikana järjestetty toimiala-, yksikkö- ja ryhmäkohtaisia koulutuksia tietosuojaan liittyen.

Oikeusrekisterikeskuksen tietosuojavastaavan, erityisasiantuntija Petteri Jartin mukaan tietosuojauudistus ei ole merkittävästi muuttanut Oikeusrekisterikeskuksen ennestään hyvin organisoituja tietosuojakäytänteitä, mutta se on lisännyt virkamiesten tietoisuutta asiasta. Hän toteaa, että henkilötietojen käsittelyssä tarvitaan yhä enemmän huolellisuutta jokapäiväisessä työssä. Jartti muistuttaa, että koskaan ei ole väärin olla liian huolellinen. Kannattaa esimerkiksi tarkistaa kahteen kertaan sähköpostin vastaanottaja ennen lähetystä, sillä viestin lähettäminen väärään osoitteen on yleisin henkilötietojen tietoturvaloukkaustapa. ”Mieluummin käyttää puoli minuuttia asian tarkistukseen kuin paljon enemmän aikaa virheen myöhempään selvitykseen”, Jartti toteaa.

Digitalisaatio edistää tietosuojaa

Palvelujen digitalisoituessa nousee tietosuoja yhä enemmän esille. Viime vuonna voimaan tulleen digipalvelulain myötä mahdollistui omien tietojen tarkastusoikeuden käyttäminen Suomi.fi-viestit -palvelun kautta. Kansalainen voi esimerkiksi lähettää Oikeusrekisterikeskukselle pyynnön rikosrekisteritietojensa tarkastamisesta ja saada vastauksena pyytämänsä tiedot samaan palveluun. Jartti kannustaa palvelun käyttämistä paperipostin sijaan: ”Vahvan tunnistautumisen avulla tapahtuva viestiminen on nopeaa, turvallista ja suojattua.”

Kevään 2020 aikana Oikeusrekisterikeskuksessa ollaan ottamassa käyttöön uusi sähköinen asiointipalvelu, joka mahdollistaa sakkorekisterissä olevien omien sakkoasioiden tarkastelemisen yleisessä tietoverkossa ilman, että kansalaisen tarvitsee ottaa erikseen yhteyttä rekisterinpitäjään eli Oikeusrekisterikeskukseen. Palvelu tehostaa sakkojen täytäntöönpanoa sekä sujuvoittaa kansalaisen ja viranomaisen välistä toimintaa. Jartti kertoo, että palvelua suunnitellessa on tehty yhteistyötä valvovan viranomaisen eli tietosuojavaltuutetun kanssa: ”Yhteistyö on auttanut ymmärtämään sellaisia asioita, joita palvelun suunnittelussa ei olisi välttämättä muutoin osattu ottaa huomioon.”

Lisätietoja tietosuojakäytänteistämme saat Oikeusrekisterikeskuksen tietosuojapolitiikasta .

10.-16.2.2020 vietetään Mediataitoviikkoa, jonka tavoitteena on kehittää lasten, nuorten ja aikuisten mediataitoja sekä vahvistaa aikuisten valmiuksia mediakasvatukseen. Mediataitoviikko ajoittuu samaan ajankohtaan kansainvälisen Safer Internet Day -tietoturvateemapäivän kanssa.